बायोमेट्रिक उपस्थिती [Rule]

 बृहन्मुंबई महानगरपालिका - मानव संसाधन विभाग 

मार्गदर्शक सूचना

विषय : बृहन्मुंबई महानगरपालिकेतील कामगार / कर्मचारी / अधिकारी यांची सॅप 

                प्रणालीमध्ये नोंदविण्यात येणा-या Manual attendance व open entry बाबत.

   संदर्भ : परिपत्रक क्र.एमओएम/४७८ दि.२३.०६.२०२२.

उपरोक्त संदर्भित परिपत्रकातील मुद्दा क्र. (४) मध्ये नमूद कारणास्तव मा.आयुक्त यांनी दिलेल्या आदेशानुसार दि.०१.०७.२०२२ पासून कर्मचा-यांचे वेतन रोखले जाणार आहे.  तरी कर्मचा-याचे वेतन रोखले जाऊ नये यासाठी कर्मचारी / Reporting Officer / Reviewing Officer / संबंधित आस्थापना विभाग यांनी घ्यावयाच्या खबरदारीबाबत मार्गदर्शक सूचना खालीलप्रमाणे आहेत. 

अनिवार्य बाबी

१) आस्थापना विभागांनी खालील बाबींची पूर्तता करणे अनिवार्य आहे.

a. प्रत्येक कर्मचा‌-यांची नोंद AEBAS प्रणालीत तात्काळ करणे आणि नवनियुक्त कर्मचाऱ्यांना कर्मचारी संकेतांक प्राप्त झाल्यानंतर तो मानव संसाधन विभागास Zhr_ticket या T code द्वारे कळविणे आवश्यक.

b. प्रत्येक कर्मचार्‍याचे आधार क्रमांक, ई मेल आयडी आणि वैयक्तिक भ्रमण दुरध्वनी क्रमांक HR प्रणालीमध्ये नोंदविणे.

c. प्रत्येक कर्मचार्‍याचा सध्याचा घरचा पत्ता HR प्रणालीमध्ये नोंदविणे.

d. प्रत्येक कर्मचार्‍याचे Reporting / Reviewing / Establishment Head / HoD प्रणालीमध्ये नोंदविणे / अद्ययावत करणे.

e. प्रत्येक कर्मचार्‍याचा भविष्यातील कर्तव्‍यकाळ Zhr_Duty या T Code ने नोंदविता येतो. तसेच आजच्या दिवसाच्या मागील कर्तव्‍यकाळ (३ दिवसात) प्रणालीत नोंदविणे / अद्ययावत करता येतो.

i. कर्तव्‍यकाळ नोंदविताना साप्ताहिक सुट्टी नोंदविणे आवश्यक. 

f. दि. ०१.०७.२०१६ रोजीच्या शिल्लक रजेच्या नोंदी HR मध्ये परिपत्रक क्र. एमसीजीएम / एचआर /१७३८ दि. ०४.१०.२०१६ प्रमाणे नोंदविणे.

g. दि.०१.०७.२०१६ नंतर कर्मचार्‍यांनी वेळोवेळी घेतलेल्या रजा प्रणालीत नोंदविणे / अद्ययावत करणे. कर्मचा-याने घेतलेल्या रजेची नोंद प्रणालीत नसल्यास प्रणालीद्वारा त्या दिवसाचे वेतन रोखले जाईल.

h. प्रत्येक कर्मचार्‍याचे Work schedule / Holiday calendar बरोबर असल्याची खातरजमा करणे. Work schedule / Holiday calendar बरोबर नसल्यास त्याबाबतची माहिती मानव संसाधन विभागास Zhr_ticket या tcode द्वारे कळविणे. 

i. कर्मचारी दिर्घ काळासाठी निवडणूक कर्तव्यार्थ गेला असल्यास किंवा निवडणूक कर्तव्याहून परत आल्यास त्या बाबतची नोंद PA 40 मधून MCGM Election duty ह्या action द्वारे प्रणालीत घेणे. 

i. परंतू कर्मचारी केवळ निवडणूकीच्या दिवशी अणि निवडणूक प्रशिक्षण घेण्यासाठी, निवडणूक कर्तव्य बजावत असल्यास याबाबत प्रणालीत बाह्यकामाची नोंद सात दिवसात घेऊन पुढील महिन्याच्या १३ तारखेपर्यंत संबंधीत Reporting / Reviewing/ HOD यांनी प्रणालीत मंजूर करणे आवश्यक.

j. फक्त अपवादात्मक परिस्थितीत जसे बायोमेट्रिक (thumb / iris / facial) मशीन नादुरुस्त झाल्यामुळे / connectivity नसणे या कारणांमुळे उपस्थिती नोंदवता आली नाही तरच त्या दिवसाच्या manual attendanceची नोंद ७ दिवसात प्रणालीत घेऊन पुढील महिन्याच्या १३ तारखेपर्यंत संबंधीत Reporting / Reviewing/ HOD यांनी मंजूर करणे आवश्यक.

२) प्रत्येक कर्मचार्‍याने स्वत: खालील बाबींची पूर्तता / खातरजमा करणे अनिवार्य आहे. 

a. आपली बायोमेट्रिक उपस्थिती नोंदविणे.

b. HR प्रणालीत नोंदविलेल्या कामाच्या वेळेनुसार, बायोमेट्रिक प्रणालीत उपस्थिती नोंदविणे.

c. बाह्यकामास जाण्यापूर्वी किंवा बाह्य कामास गेलेल्या दिवसापासून बाह्यकामाची नोंद ७ दिवसात प्रणालीत घेणे.

i. पुढील महिन्याच्या १३ तारखेपर्यंत संबंधित Reporting / Reviewing / HOD यांच्याकडून प्रणालीत मंजूर करवून घेणे.

ii. कर्मचारी म.न.पा.च्या कार्यालयात बाह्यकामासाठी गेला असल्यास तेथे बायोमेट्रिक प्रणालीत उपस्थिती नोंदविणे.

iii. प्रत्येक कर्मचार्‍यानी बाह्यकामाच्या नोंदी वेळच्या वेळी HR प्रणालीमध्येच नोंदविणे. 

iv. बाह्यकामाची नोंद HR प्रणालीत विहीत वेळेत मंजूर न झाल्यास / केल्यास–

1. वेतन रोखले जाईल किंवा CL/EL/LWP ह्या क्रमाने वजावट होईल किंवा UDTअंतर्गत वेतनात कपात होईल.

d. प्रत्येक कर्मचार्‍यानी रजा वेळच्यावेळी HR प्रणालीमध्ये नोंदविणे आणि मंजूर करवून घेणे. 

e. आठवड्यातून एकदा अर्ध्या दिवसाचा कर्तव्यकाळ असणाऱ्या कर्मचार्‍यांना –

i. अर्ध्या तासाची लवचिकता अनुज्ञेय आहे.

ii. कर्मचार्‍यांनी अर्ध्या दिवसाचा कर्तव्यकाळ पूर्ण करणे.

iii. कर्मचार्‍याने अर्ध्या दिवसाची कामाची वेळ संपण्याआधीच Punch करू नये.

f. अर्ध्या दिवसाच्या नैमित्तिक रजेबाबत–

i. अर्ध्या तासाची लवचिकता अनुज्ञेय नाही.

ii. अर्ध्या दिवसाचा कर्तव्यकाळ पूर्ण करणे.

iii. कर्मचार्‍याने अर्ध्या दिवसाची कामाची वेळ संपण्याआधीच Punch करू नये.

iv. अर्ध्या दिवसाच्या कामाच्या नियोजित वेळेआधी उपस्थिती नोंदविणे. 

g. कामाची वेळ सुरु होताना किंवा संपताना connectivity / server issue इ.कारणांमुळे बायोमेट्रिक प्रणाली केवळ एकदाच सुरु असेल तर – 

i. कर्मचा-याने केवळ एकावेळी एकदाच punch करावे. 

1. एकदाच  केलेले punch (Single Punch) पुढील महिन्याच्या १३ तारखेपर्यंत संबंधित Reporting / Reviewing / HoD यांच्याकडून प्रणालीत मंजूर करवून घेणे

ii. Error आल्यास पुन्हा punch करू नये. 

1. Errorमुळे दोन्ही वेळा punch न केल्यास manual attendanceची नोंद घेऊन पुढील महिन्याच्या १३ तारखेपर्यंत संबंधित Reporting / Reviewing / HOD यांच्याकडून प्रणालीत मंजूर करवून घेणे. 

h. Double duty करत असल्यास double dutyप्रमाणे in-out, in-out करणे. 

३) Reporting / Reviewing / आस्थापना विभाग आणि HoD यांनी खालील बाबींची पूर्तता वेळेत HR प्रणालीमध्येच करावी. 

a. कर्मचार्‍याची रजा सुरू होण्यापूर्वी कर्मचार्‍याच्या रजा प्रणालीमध्येच मंजूर / नामंजूर कराव्यात.

b. बाह्यकामाच्या दिनांकापूर्वी किंवा पुढील महिन्याच्या १३ तारखेपर्यंत कर्मचार्‍याच्या  बाह्यकामाच्या नोंदी प्रणालीमध्येच मंजूर / नामंजूर कराव्यात. 

c. कर्मचार्‍याच्या HR प्रणालीत दिसणारे Single Punch (बायोमेट्रिक उपस्थिती एकदाच नोंदविल्यास) आणि Manual Entries बाबत निर्णय प्रणालीमध्येच पुढील महिन्याच्या १३  तारखेपर्यंत घेणे. 

d. कर्मचार्‍याचा बदलेला कर्तव्‍यकाळ ३ दिवसांत प्रणालीत नोंदविणे.

e. सर्व खाते प्रमुख/ विभाग प्रमुख यांनी पुढील महिन्याच्या १३ तारखेपर्यंत UDT बाबत निर्णय घेणे आवश्यक.

i. UDT Reject केली तर वेतनात कपात केली जात नाही.

ii. UDT APPROVE केली तर वेतनात कपात केली जाते.

iii. UDT बाबत काहीच निर्णय न घेतल्यास वेतनात कपात केली जाते.

प्रणालीतील कामकाज असे चालते.

१) प्रत्येक कर्मचा-याचा कर्तव्‍यकाळ (Duty period) तपासला जातो. 

२) कर्मचा-याचा कर्तव्‍यकाळ नोंदविलेला नसल्यास- 

a. प्रणाली वेतन रोखून ठेवते.

b. Zhr_backduty या TCode द्वारे कर्तव्यकाळ अद्ययावत केल्‍यानंतरच रोखून ठेवलेले वेतन प्रणालीद्वारे अदा करण्यात येते. 

३) कर्तव्‍यकाळाप्रमाणे बायोमेट्रिक उपस्थिती अहवालातील First in-Time & Last Out-Time तपासला जातो.

a. कर्मचा-याचा कर्तव्‍यकाळ आणि त्याने नोंदविलेली उपस्थिती यामध्ये तफावत आढळल्यास

i. प्रणाली कर्मचाऱ्याच्या खात्यातून CL/EL/LWP या क्रमाने वजावट करते.

४) प्रत्येक कर्मचा-‌याचे work schedule (साप्ताहिक सुट्टी, पहिला / तिसरा आणि दुसरा व चौथा शनिवार, सार्वजनिक सुट्टी)  प्रणालीत अद्ययावत असणे आवश्यक आहे –

a. Work schedule अद्ययावत नसल्यास साप्ताहिक सुट्टी / सार्वजनिक सुट्टीचे प्रणाली वेतन रोखून ठेवते. 

५) प्रत्येक कर्मचार्‍याने आपली उपस्थिती दोनदा नोंदविणे आवश्यक आहे. कर्मचा-याने जर बायोमेट्रिक प्रणालीत उपस्थिती नोंदविली नसेल तर प्रणाली प्रथम - 

a. साप्ताहिक सुट्टी. 

b. सार्वजनिक सुट्टी. 

c. मंजूर Manual attendance (पुढील महिन्याच्या १३तारखेपर्यंत मंजूर करणे आवश्यक)

d. मंजूर बाह्यकाम नोंद. (पुढील महिन्याच्या १३तारखेपर्यंत मंजूर करणे आवश्यक)

e. मंजूर रजा. (पुढील महिन्याच्या १३तारखेपर्यंत मंजूर करणे आवश्यक)

f. उपरोक्त (a)ते(e) पर्यंतच्या बाबी तपासते. सदर नोंदी न आढळ्ल्यास प्रणाली त्या दिवसाचे वेतन रोखून धरते.

६) कर्मचार्‍याने आपली उपस्थिती एकदाच नोंदविली तर प्रणाली प्रथम खालील बाबी तपासते – 

a. मंजूर रजा (पुढील महिन्याच्या १३ तारखेपर्यंत मंजूर करणे आवश्यक)

b. मंजूर बाह्यकाम नोंद. (पुढील महिन्याच्या १३ तारखेपर्यंत मंजूर करणे आवश्यक)

c. उपरोक्त (a)व(b) या बाबी न आढळ्ल्यास प्रणाली Single Punch म्हणून अद्ययावत करते. पुढील महिन्याच्या १३ तारखेपर्यंत Reporting / Reviewing / HOD यांनी Single Punch प्रणालीत मंजूर केले नसल्यास प्रणाली कर्मचाऱ्याच्या खात्यातून CL/EL/LWP याक्रमाने वजावट करते. 

७) प्रत्येक कर्मचार्‍याने आपला कर्तव्यकाळ प्रणालीत नोंदविलेल्या वेळेप्रमाणे पूर्ण केला नाही तर UDT अंतर्गत वेतनात कपात केली जाते.

८) आठवड्यातून एकदा अर्ध्या दिवसाचा कर्तव्यकाळ असणा-या कर्मचार्‍यांनी  –

a. खालील कारणास्तव प्रणाली पूर्ण दिवसाची CL/EL/LWP याक्रमाने वजावट करते.

i. अर्ध्या दिवसाचा कर्तव्यकाळ पूर्ण न केल्यास.

ii. अर्ध्या तासाच्या लवचिकतेनंतर पंच केल्यास.

iii. अर्ध्या तासाची लवचिकता भरून न दिल्यास.

iv. अर्ध्या तासाच्या लवचिकतेनंतर उपस्थिति नोंदवल्यास.

v. कर्मचार्‍याने अर्ध्या दिवसाची कामाची वेळ संपण्याआधीच Punchकेल्यास.

९) अर्ध्या दिवसाच्या नैमित्तिक रजेबाबत –

a. कोणत्याही सत्रातील अर्ध्या दिवसाच्या नैमित्तिक रजेबाबत - 

i. खालील कारणास्तव प्रणाली पूर्ण दिवसाचीCL/EL/LWP याक्रमाने वजावट करते.

1. अर्ध्या तासाची लवचिकता घेतल्यास.

2. कर्मचार्‍याने अर्ध्या दिवसाची कामाची वेळ संपण्याआधीच Punch केल्यास.

3. अर्ध्या दिवसाचा कर्तव्यकाळ पूर्ण न केल्यास.

4. कामाची अर्ध्या दिवसाची नियोजित वेळ सुरू झाल्यानंतर उपस्थिती नोंदविल्यास. 

b. पहिल्या सत्रातील नैमित्तिक रजेबाबत -  

i. कामाची अर्ध्या दिवसाची नियोजित वेळ संपल्यानंतर एका तासापर्यंत punch केल्यास अर्ध्या दिवसाच्या नैमत्तिक रजेची वजावट होते. 

ii. कामाची अर्ध्या दिवसाची नियोजित वेळ संपल्यानंतर एका तासानंतर punch केल्यास udt अंतर्गत कपात होते.